PLANTEAMIENTO Y SOLUCIÓN DE CASO PRACTICO PUERTAS CERRADAS

Este es el caso de una empresa que fabrica muebles y armarios prefabricados para ensamble, la cual se caracteriza por manejar una producción normal, a cargo de una persona de elevada confianza que es el administrador, este con gran experiencia en carpintería pero que carece de algún estudio superior de educación; sufre una grave enfermedad cierto día, la cual lo alejara de la planta si no es de forma definitiva por un tiempo prolongado y, desde ese preciso instante se generan a nivel interno infinidad de problemas, por lo que "Don Gaveta", el gerente general define como única alternativa publicar un aviso en los clasificados, que exprese con necesidad y urgencia la búsqueda de un ingeniero (preferiblemente industrial), que tenga experiencia en operación de producción y distribución, y es allí donde aparece nuestro querido "Carlos Puertas", el cual presenta su hoja de vida con la siguiente información a resaltar:

* Ingeniero Industrial de la Universidad del Páramo.

* Especialista en administración  gerencial de la Universidad del Trópico.

* Máster en Transporte  de la Universidad de la Primavera.

* 10 años de experiencia.

Por lo tanto basados en estos datos, junto con las cartas de recomendación firmadas por sus anteriores jefes, le hes otorgado de forma casi que automática el cargo de gerente de producción, dando inicio a  "la crónica de una muerte anunciada"; pasados los días, el señor "Puertas" se da cuenta que la empresa presenta actualmente muchas falencias, por lo cual decide realizar un diagnostico, y para su sorpresa la empresa se encuentra peor de lo que parecía, por lo cual decide ser sincero y se dirige a hablar con "Don Gaveta" de tal forma que pueda exponerle sus resultados y observaciones en un sencillo documento que a modo general expresaba:

* Es preocupante que en la actualidad la empresa carezca de un operario almacenista, sobre el que recaigan entre otras responsabilidades el control de Inputs y Outputs, por lo que se recomienda en color rojo la contratación o re ubicación de una persona para este cargo.

* La empresa posee inventarios excesivos de producto terminado listo para despacho, debido a que no se cuenta con el parque automotor propio o tercerizado necesario y suficiente para poder cumplir con todos los pedidos.

* Se presenta un grave desabastecimiento de diversas materias primas necesarias para los procesos de fabricación, dado que las funciones del área de compras recaen sobre el gerente general, el cual cuenta ya con sus propias funciones.

* El clima organizacional que se presenta al interior de la empresa no es el adecuado, principalmente ante mi actual nombramiento, dado que los operarios en su mayoría consideran mi llegada como un muy seguro cambio en aspectos operativos y posibles despidos.

* La empresa no cuenta con un grupo comercial solido y con la capacitación necesaria, para generar las ventas promedios que se requerirían en caso de que se lograse balancear los aspectos productivos que actualmente representan perdidas y retrasos.

* Los precios de venta estipulados para la gran mayoría de productos que comercializa actualmente la empresa  son obtenidos de una forma muy generalizada y arbitraria, sin tener en cuenta un adecuado estudio de costos y ganancias (ojímetro).

* Entre otros puntos de interés ....

Una vez Don "Gaveta" culmino la lectura del documento se dirigió a la oficina del señor "Puertas" y expreso que estos resultados eran conocidos por el, debido a que en los últimos cinco años de funcionamiento, la empresa se había caracterizado por generar utilidades negativas cada vez mayores pero al hacer uno de los fundadores de esta,  le estaba dando la última oportunidad de dar un giro productivo y logístico total,  "de allí su contratación mi estimado Carlos", expreso el gerente "queremos que su contratación revierta nuestra situación no solo en el ámbito productivo sino en ese concepto de logística del que tanto hablan hoy las empresas y que por lo visto funciona", para ello el gerente proporciono el total apoyo y compromiso de su grupo de trabajo integrado por uno de los contadores, un revisor fiscal, un miembro del equipo de recursos y una asistente contable, con el compromiso de empezar a dar resultados en los balances finales del año que paradogicamente iniciaba con el "fichaje" de Carlos.

Al poco tiempo de empezar su gestión increíblemente la empresa empieza a generar nuevos volúmenes positivos de ventas, pero los clientes al único vendedor que posee la empresa le exigen nuevos diseños y un mejor embalaje para los productos, debido a que estos en su mayoría se despachan sin mas que una simple cubierta plástica y sin su manual respectivo de ensamble, por lo que Carlos puertas decide empezar a diseñar y cambiar el portafolio antiguo de muebles clásicos a muebles  más modernos y con una estructura de costos mejor definida, así como el diseño de un empaque o recubrimiento mas adecuado para los mismos.

Adicional a esto el señor "Puertas" evalúa la posibilidad de manejar por el mismo, los diversos procesos de compras (al hablar de materias primas), ya que el gerente general quien actualmente realiza este proceso, requiere de tiempos muy prolongados y son escazas las situaciones en donde se generan excesos o faltantes en los pedidos requeridos por producción.

Como si lo anterior no fuese poco, Carlos expresa su preocupación por que sus Lead Time son demasiado altos y en repetidas ocasiones los clientes mas fieles, quienes aún a pesar de las adversidades y los sobre costos se han mantenido con la empresa "puertas cerradas" exigen al gerente de producción que el tiempo de entrega de los productos sea menor a un mes, y nuevamente al no existir nadie que quiera hacer parte de la solución pero si serlo del problema, Carlos decide asumir también la responsabilidad de manejar con total autonomía el tipo de transporte y las metodologías de distribución que se emplearan para realizar los respectivos despachos

Y como cereza para el pastel que esta cocinando Carlos en "puertas cerradas", la dueña de la empresa decide visitar las instalaciones y a su vez evaluar aspectos de gran interés como lo son los flujos de caja, manejo de proveedores, cartera de clientes, etc. Una vez realizadas estas actividades "Doña Comoda" expone a Carlos que existen ciertos errores en el manejo de cartera debido a que se cuentan con demasiados días vencidos, lo cual genera que la empresa no presente un estado de liquides optimo con el cual pueda cumplirse adecuadamente a los proveedores de las diversas materias primas y los nuevos empaques a implementar, y finaliza expresándole a este en palabras sencillas “ Carlos esta cartera es como si fuera suya, cobrela cuanto antes y nunca descuide a los proveedores “. y "Carlos puertas" en su afán de dar resultados  y demostrar su compromiso por la institución en los estados que su jefe califica asume una responsabilidad mas.

¿Que debe hacer Carlos puertas con la empresa "puertas cerradas", teniendo en cuenta  que en este momento Carlos puertas es el encargado de producción, cartera, ventas, recursos humanos, compras, e inventarios, y ademas debe específicamente generar nuevos diseños de producto y establecer los E4 que se requieren con urgencia?

Como puede observarse a lo largo de la lectura, la empresa "puertas cerradas" es totalmente tradicionalista y se ha mantenido fiel a ello a lo largo de los tiempos en este mismo punto, ubicando a "Carlos Puertas" en el siguiente segmento particular, dentro de la cadena de abastecimiento.

Pero al desarrollar la lectura vemos que Carlos cae en un error garrafal, el cual es una historia que muchas compañías a lo largo de la historia han repetido, y es la concentración especifica de poderes dentro de un único segmento, es decir, de forma gráfica.

El control y manejo de las actividades relacionadas con abastecimiento (rojo), producción (verde) y distribución (azul), las cuales a criterio personal y profesional consideramos en algunas ocasiones deben llevar el visto bueno de un jefe, pero indiferentemente de ello deben contar con áreas especificas y autónomas, con el personal idóneo y suficientemente capacitado para la toma de decisiones, ya que de seguir con el modelo que se plantea Carlos  las mejoras por mayor esfuerzo que este hagan serán mínimas, pero la comunicación con los demás elementos de la cadena o stakeholders sera nula, conllevando progresivamente a la separación y si no se toman medidas adecuadas, desaparición del productor y por que no del proveedor.

Por lo tanto se sugiere la toma de medidas en aspectos fundamentales tales como:

* Selección adecuada de proveedores de E4 a implementar.

* ¿El transporte debe ser realizado por la misma empresa o por un tercero?

* Mejoramiento del clima organizacional tradicionalista.

* Uso eficiente del equipo de trabajo a disposición.

* Fortalecimiento de las relaciones comerciales con clientes y proveedores.

* Incremento y fortalecimiento del departamento de ventas y mercadeo.

* Definición clara de precios de venta.

En el primer caso, es claro que la empresa "puertas cerradas" no cuenta con los E4 que requiere un producto de la naturaleza que estos fabrican, los cuales a partir de ciertos tamaños se vuelven difíciles de manipular y transportar por parte del cliente final, por lo tanto se sugiere.

El establecimiento de relaciones claras en términos de calidad y ergonómia entre proveedor y el productor, específicamente dentro de los puntos seleccionados (rojo), de tal forma que términos sencillos "uno fabrique exactamente lo que el otro necesita, cuando lo necesita y en las cantidades que lo requiere a un precio conveniente para las partes" pero siempre teniendo en cuenta  la percepción, requerimientos y capacidades de los demás elementos de la cadena (verde), de tal forma que el o los E4 que finalmente se empleen sean convenientes y agradables para el proceso transversal de abastecimiento, procesamiento y distribución de los mismos.

En términos  del modelo de transporte se deberá establecer bajo un modelo cuantitativo basado en costos, y potenciales ganancias, (no de forma arbitraria como se calculan los precios de venta), cual de la dos opciones, si tener una flota propia o tercerizar  los transportes en un modelo 3PL es la forma mas conveniente económica y laboralmente,  para esta tarea Carlos deberá movilizar su equipo de trabajo de forma interactiva, de modo que pueda establecer que es mejor no solo para la empresa sino también para el proveedor y para el cliente generalmente en términos de tiempos y costos.

Para dicho estudio su equipo deberá obtener un estimado de tarifas de cobro anual, por parte de un operador de este tipo, y confrontarla gráfica y cuantitivamente con los costos que implicaría para "Puertas Cerradas" la adición de un paquete mobiliario de este tipo a su patrimonio, incluyendo conductores y demás costos indirectos.

Finalmente Carlos deberá delegar a su equipo y demás personal encargado las responsabilidades que piensa asumir en la actualidad con buenas intenciones, pero que de seguir haciéndolo, generara mayores inconvenientes que los que inicialmente detecto y una vez hecho esto, si sera prudente re-formular los diferentes niveles de precios que actualmente maneja su empresa, claro esta, teniendo presente la opinión y participación de cada uno de los entes que conforman su cadena de abastecimiento.